歯科医院の新人スタッフ向け電話対応マニュアルをChatGPTで作る方法

歯科の「こんなの欲しかった」を、AIでつくる。

第4回｜新人スタッフ向け電話対応マニュアルをAIで作る

新人スタッフが電話に出るとき、「何を聞けばよいか分からない」「保留や折り返しの判断が難しい」「症状について質問されると困ってしまう」と感じることがあります。

教える側も、忙しい診療中に毎回同じ内容を説明するのは大変です。先輩によって言い回しや確認項目が違うと、新人スタッフも迷いやすくなります。

今回は、生成AIを使って、医院のルールに合わせた「電話対応マニュアル」のたたき台を作ります。

そのままコピーできるプロンプトと、新人が電話の横で確認できるA4基本チェックも用意しました。

• 対象：歯科医院院長・受付・歯科助手・教育担当者
• 難易度：初心者向け
• 所要時間：約15分
• 対応AI：ChatGPT・Claude・Gemini

今回のお悩み

AIを使うと何ができる？

• 電話を受けてから終了するまでの流れを整理できる
• 医院の方針に合わせた基本フレーズを作れる
• 予約、変更、症状相談などの場面別対応を作れる
• 電話メモと確認チェックを作れる
• 新人が自己判断せず、先輩へ確認する場面を整理できる

そのまま使える完成プロンプト

以下のプロンプトをコピーし、【　】の部分を自院の内容へ書き換えてください。
「Copy」を押すと、プロンプト全文をコピーできます。

プロンプトの使い方

STEP 1　院内ルールを確認する

電話に出るときの言葉、予約変更、保留、折り返し、責任者へ報告する場面を確認します。

STEP 2　プロンプトをコピーする

「Copy」ボタンを押し、プロンプト全文をコピーします。

STEP 3　医院の情報を書き加える

【医院名】【電話受付時間】【予約ルール】などを、自院の内容へ置き換えます。実在する患者情報は入力しません。

STEP 4　生成AIへ貼り付ける

ChatGPT、Claude、Geminiなどの入力欄へ貼り付けて送信します。

STEP 5　院内でロールプレイする

完成した原稿を院長、受付責任者、教育担当者が確認し、新人と先輩で電話対応の練習を行います。

実際に作るとこうなる

完成見本は、A4縦1枚に次の内容をまとめています。

• 電話対応の基本5ステップ
• 新人が使いやすい基本フレーズ
• 自己判断せず確認する場面
• 電話メモの記入項目
• 指導者による確認欄

新人スタッフの教育や、電話対応のロールプレイに使用できる完成見本を用意しました。
実際に使用する際は、医院名・基本フレーズ・報告先などを自院のルールに合わせ、院長・受付責任者・教育担当者が確認してからご活用ください。

Before 電話の受け方を口頭だけで説明し、聞き取る項目や報告の基準が人によって違う。

AI活用 医院の予約・保留・折り返し・報告ルールを渡し、共通手順へ整理する。

After 新人と指導者が同じチェックを見ながら練習でき、自己判断を防ぎやすくなる。

うまくいかない例と直し方

敬語だけを並べたマニュアルになる

きれいな言葉だけでなく、聞き取る項目、復唱、記録、報告まで順番に入れます。

症状から受診の緊急度を決めている

新人やAIだけで判断せず、患者さんの言葉を記録して歯科医師・責任者へ報告する流れにします。

保留時間が長くなる

保留前に了承を得て、確認に時間がかかる場合は折り返しへ切り替えるルールを加えます。

電話番号や予約日時の聞き間違いが起きる

重要事項を最後に復唱し、電話メモへ記録してから電話を終了します。

クレームへその場で約束してしまう

反論や補償の約束をせず、内容を記録して責任者へ引き継ぐ手順にします。

もう一歩よくする追加指示プロンプト

1．新人向けに短くする

電話の横へ置けるA4縦1枚のチェックにするため、1項目を25文字以内へ短くしてください。

2．ロールプレイを作る

新人役と患者役に分かれ、新患予約、予約変更、症状相談の3場面を練習できる会話例を作ってください。

3．忙しい時間帯向けにする

診療中で担当者がすぐに電話へ出られない場合の、保留・折り返し案内を追加してください。

4．クレーム対応を練習する

患者さんの話を遮らずに聞き、事実を記録し、責任者へ引き継ぐ会話例を作ってください。反論や補償の約束は入れないでください。

5．電話メモを改善する

聞き漏れを防ぐため、日時、氏名、連絡先、用件、希望、対応内容、引継先を記入できる電話メモにしてください。

ChatGPT・Claude・Geminiで使うときのポイント

今回のプロンプトは、ChatGPT、Claude、Geminiなどの生成AIで使用できます。

• 長すぎる場合は、基本手順と場面別対応を分けて作る
• 医院独自の予約・保留・報告ルールを箇条書きで渡す
• 患者個人情報を入力しない
• 症状や緊急度をAIだけで判断しない
• 各サービスの機能や利用上限は変わるため、公開時点の公式案内を確認する

無料プランでも、基本的な電話対応マニュアルのたたき台作成から試せます。長い院内資料をまとめて整理する場合や、既存マニュアルをファイルで確認する場合は、利用上限とファイル機能を確認してください。

無料プランから始めて大丈夫です

このテーマは、まず無料プランで文章のたたき台を作るだけでも十分に試せます。最初から有料プランが必要とは限りません。

一方で、複数の院内資料をまとめて見直す、ファイルを何度も分析する、画像や長い作業工程を使う、といった場面では、有料プランの方が作業しやすいことがあります。OpenAIはPlusについて、Freeより広いモデル・ツールへのアクセスや高い利用上限を案内しています。ただし上限や利用できる機能は変わるため、公開時点の公式情報で確認します。

個人情報・医療安全のお願い

次回予告

第5回は「患者さん向け定期検診・リコール案内をAIで作る」です。患者さんを急かさず、定期的なお口の確認につながる、やさしい案内文を作ります。

関連リンク

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